Apesar de serem bem mais caras, as fechaduras eletrônicas proporcionam mais vantagens no dia-a-dia dos hóspedes e são mais seguras. A máquina que faz a gravação dos dados nos cartões magnéticos (chaves) chama-se encoder e tem níveis de acessos de acordo com o tipo de usuário. A gerência do hotel deverá estabelecer os usuários e seus respectivos níveis de acesso. Se o hotel for de porte médio ou grande é totalmente recomendável a aquisição de outro encoder pois em casos de defeitos o hotel o hotel poderá continuar a programar cartões magnéticos. Caso o hotel sejqa pequeno ou não possa adquirir um outro encoder a gerência deverá fazer (programar) cópias de todas as chaves com data de validade ampliada e mantê-las consigo para o caso de necessidades enquanto é enviado o encoder defeituoso para conserto. Existem em alguns fornecedores um programador portávil (PP) destinado a programar e ler dados de fechaduras. É um equipamento importante na detecção de sinistros, bem como para abrir portas defeituosas. Nossa sugestão é que o mesmo fique sob a responsabilidade do Gerente de Recepção ou Gerente de Hospedagem.
No caso de opção pelo uso de fechaduras convencionais deverão ser feitas cópias de todas as chaves dos apartamentos e setores e mantidas e controladas num claviculário na gerência do hotel. A distribuição e controle de uso das chaves mestras é de responsabilidade do gerente do hotel.
