Dizer que esta tarefa é a mais importante talvez não seja verdade, pois não existe uma única tarefa que não tenha sua importância vital para o funcionamento perfeito do hotel, pois a maioria das atividades estão relacionadas umas com as outras, como uma engrenagem maquinaria. Sem dúvidas a definição da força de trabalho representará o maior ou menor conforto da gerência na obtenção dos resultados, bem como resultará numa folha de pagamento compatível com os resultados. Seu dimensionamento (quantidade de pessoas por cargos) deverá ser discutido com as chefias, levando-se em conta que a mesma poderá ser flutuante em função da sazonalidade de movimento. Por mais que se tente idealizar uma quantidade de funcionários adequada, esta sofrerá sempre alterações pois a qualidade de alguns poderá afetar os números. Ressalte-se na hora de calcular a quantidade de funcionários que os funcionários folgam o que conseqüentemente deverão ser previstos substitutos (turnantes). O ideal numa implantação é abrir as atividades com um número não reduzido, pois assim será fácil fazer comparações e ajustes. O decorrer do tempo ajudará muito a se chegar a um número justo.
Quando não existe mão de obra formada na região não tem para onde correr: é formar. Alguns poucos cargos de chefias poderão ser buscados fora do domicílio do hotel, mas a maioria dos funcionários deverá ser da região. É preferível a formação profissional de uma pessoa que fale idioma(s) do que o inverso. Numa função que requeira contato direto com clientes, onde exista mais de um empregado, é recomendável que pelo menos um fale um outro idioma. Obviamente leve-se em conta a freqüência esperada de estrangeiros. Independentemente de qualidades como experiências anteriores ou até o domínio de línguas, uns dos pontos fortes que deverão ser analisados são o caráter, a simpatia, o discernimento, a desenvoltura e o comportamento.
Para se definir a força de trabalho de um hotel é recomendável a utilização de uma tabela tipo Excel. Defina os cargos e suas quantidades, bem como datas de contratações individuais e coletivas de acordo com o cronograma geral, e por fim os salários. Na questão da definição salarial deve-se levar em conta um trinômio: [1] quanto o mercado paga; [2] quanto a empresa pode pagar; [3] quanto o funcionário deseja ganhar. Os formatos pré-estabelecidos por redes de hotéis muitas vezes não contemplam variantes regionais. Lembre-se ainda que o salário é apenas um dos itens da remuneração. Muitas vezes um plano coletivo de saúde é gratificante e estimulante para os empregados.
Segue abaixo um modelo de organograma
O gerente geral deverá ser contratado preferencialmente no início da implantação, pois será peça fundamental na implementação das tarefas pré-operacionais, além de ficar familiarizado com as atividades que facilitarão seu gerenciamento no futuro. Além disso ele participará das contratações das chefias que lhe serão subordinadas. Na programação de admissões as chefias deverão ser contratadas seguindo um calendário regressivo em relação à data de abertura, levando em conta suas participações nas tarefas que estão por vir. Alguns cargos operacionais também deverão ser antecipados para tarefas de organização, estocagem, arrumação e limpeza, de acordo com o andamento na fase pré-abertura. Outra questão é o treinamento, principalmente com o sistema gerenciador operacional, que normalmente é realizado uma única vez pela empresa fornecedora do software. Nesse treinamento é importante a presença das chefias, bem como um número mínimo de funcionários que irão operar o sistema.
