Após a familiarização do projeto, bem como os ajustes para atendimento operacional, é hora de se concentrar num cronograma geral de atividades. Esta é a tarefa mais importante para a base organizacional. Do cronograma dependerá o sucesso de todas as etapas, pois todas estão interligadas e são requisitos para tantas outras. Um cronograma deve contemplar todas as tarefas de aquisições, de pessoal, administrativas, logísticas e comerciais. Um cronograma geral de implantação deverá ser o mais preciso possível, com tarefas e itens minuciosamente estudados, para que seus prazos de execução sejam definidos em datas adequadas, para não haver atropelamento de tarefas, perda de dinheiro, descumprimento de prazos ou outros dissabores. Abaixo apresentamos os principais cuidados para a elaboração de cronograma geral de implantação.
- Use uma tabela Excel para inicialmente fazer o Function Sheet que servirá de base para o seu cronograma.
- Abra colunas com campos para itens, tarefas, tipos de tarefas, departamento da tarefa, responsável pela tarefa, dependência da tarefa, prazo programado para conclusão e status do desenvolvimento da mesma.
- Classifique as tarefas em tipos, como por exemplo definição, execução, aquisição, contratação, montagem, etc. Um mesmo item poderá ter várias etapas. Por exemplo, definir os utensílios de cozinha a serem comprados é uma tarefa. Comprar os utensílios é outra tarefa.
- Leve em conta os prazos necessários para a execução das tarefas, levando em conta que outras tarefas poderão depender de tarefas anteriores. Não estipule prazos muito antecedentes simplesmente para lhe dar uma margem confortável de segurança pois em alguns casos isto poderá dar uma sensação equivocada de cumprimento dos prazos e acarretar transtornos ou prejuízos futuros. Nem, obviamente, prazos curtos demais.
- Utilize colunas com datas, bem como padronize as células formatando-as com cores para melhor identificação visual.
- Inclua na tabela filtros para classificações diversas. Isto facilitará bastante o acompanhamento visual do Function Sheet e do Cronograma.
- Nunca peça orçamentos em períodos diferentes ao estabelecidos no cronograma, para evitar transtornos com fornecedores nem prejuízos futuros para a sua empresa.
- Esforce-se para o cumprimento à risca do cronograma, mas em casos extremos não se apavore com alterações, afinal isso ocorre com os melhores profissionais. A elaboração minuciosa e profissional do cronograma minimizará as chances de mudanças. A elaboração de um cronograma demandará um tempo razoável, pois é uma das tarefas mais importantes na implantação de um hotel.
Abaixo um exemplo de Function Sheet e Cronograma.
